Teatr KTO w Krakowie, Instytucja Kultury Miasta Krakowa ogłasza nabór na stanowisko: Specjalistki / Specjalisty ds. Obsługi Sekretariatu.
ZAKRES OBOWIĄZKÓW:
- prowadzenie sekretariatu i zapewnienie jego sprawnego funkcjonowania, a także wsparcie Kierownika Działu w innych obszarach związanych z obsługą kancelaryjna i organizacyjną Teatru,
- obsługa telefoniczna biura, korespondencji przychodzącej/wychodzącej, poczty elektronicznej, przesyłek,
- bezpośredni kontakt oraz obsługa gości Dyrekcji,
- prowadzenie kalendarza spotkań Dyrekcji,
- profesjonalna organizacja spotkań z gośćmi i klientami, wyjazdów służbowych (rezerwacja biletów, hoteli)
- realizacja i nadzorowanie obiegu dokumentów w instytucji,
- prowadzenie rejestru umów,
- prowadzenie rejestrów zarządzeń i innych dokumentów wewnętrznych,
- przygotowywanie pism, korespondencji, zestawień, baz danych,
- prowadzenie i archiwizowanie powierzonej dokumentacji firmy,
- zamawianie zewnętrznych usług np. dostaw materiałów biurowych,
- nadzór nad stosowaniem przyjętych w Teatrze procedur, wzorów dokumentów i zasad ich stosowania, np. nad realizowaniem przez pracowników obowiązków wynikających z instrukcji kancelaryjnej czy instrukcji zamówień publicznych,
- administrowanie wybranymi obszarami systemu informatycznego udostępniania i archiwizacji danych w Teatrze tzw. chmurą danych,
- nadzór nad pieczęciami Teatru,
- dbałość o estetykę biura,
- realizacja bieżących zadań zleconych przez przełożonych.
NASZE WYMAGANIA
Wymagania niezbędne:
- wykształcenie wyższe w rozumieniu przepisów ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 20 lipca 2018 r. (Dz. U. poz. 1668),
- minimum 3-letnie doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku – Specjalisty ds. Obsługi Sekretariatu / Kierownika Sekretariatu / Asystenta Zarządu,
- wysoka kultura osobista i znajomość zasad etykiety,
- wysokie kompetencje komunikacyjne,
- bardzo dobra znajomość zasad języka polskiego i łatwość w pisaniu pism, wniosków i innych opracowań,
- bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i w piśmie,
- znajomość zasad prowadzenia formalnej korespondencji,
- doświadczenie w stosowaniu i nadzorowaniu systemu obiegu dokumentów,
- doskonała organizacja pracy, umiejętność nadawania priorytetów i harmonogramowania zadań,
- doskonałe poruszanie się w programach MS Office oraz w rozwiązaniach chmurowych Microsoft OneDrive,
umiejętność pracy pod presja czasu i efektywnej realizacji kilku wątków równocześnie,
skrupulatność, dokładność, systematyczność, - samodzielność w działaniu,
motywacja oraz chęć do pracy, - nastawienie na pracę zespołową i budowanie dobrych relacji w zespole.
Wymagania dodatkowe:
- studia kierunkowe z wiedzy o teatrze lub doświadczenie w pracy w instytucji o podobnym charakterze,
- znajomość sektora teatralnego w Polsce i za granicą,
znajomość dodatkowego języka obcego, - doświadczenie w pisaniu i rozliczaniu wniosków i aplikacji grantowych.
OFERUJEMY
- stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na pełny etat,
- terminowo wypłacane wynagrodzenie,
- możliwość rozwoju zawodowego poprzez odbywanie specjalistycznych szkoleń,
- ciekawą, odpowiedzialną i dającą satysfakcję pracę w przyjaznej atmosferze,
- pracę w nowej, atrakcyjnej siedzibie Teatru w Krakowie w Podgórzu,
- pracę w instytucji o unikatowym profilu działalności, łączącym teatr repertuarowy z teatrem w drodze, który realizuje wiele spektakli w Polsce i za granicą.
WYMAGANE DOKUMENTY
- Curriculum vitae (CV)
- List motywacyjny uwzględniający nazwę stanowiska, o jakie ubiega się kandydat i na które prowadzony jest nabór.
- Prosimy o umieszczenie w CV klauzuli zgody na przetwarzanie przez nas danych osobowych w procesach rekrutacji, możecie Państwo w tym zakresie skorzystać z poniższej klauzuli:
“Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dostarczonych przez mnie dokumentach aplikacyjnych przez Teatr KTO – Instytucją Kultury Miasta Krakowa, adres: ul. Zamoyskiego 50, 30-523 Kraków w celu realizacji procesów rekrutacji.”
Dokumenty aplikacyjne należy składać mailowo na adres: kadry@teatrkto.pl
Kandydaci, których aplikacje przejdą pozytywną weryfikację formalną, zostaną powiadomieni (telefonicznie/mailowo) o dalszych etapach procesu rekrutacyjnego.
Klauzula informacyjna dla kandydatów do pracy:
- Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Teatr KTO – Instytucją Kultury Miasta Krakowa, adres: ul. Zamoyskiego 50, 30-523 Kraków, posiadający odrębną osobowość prawną, wpisany do rejestru instytucji kultury pod nr VII/2 (poz. 28), dla których organizatorem jest Gmina Miejska Kraków, numer NIP: 6772241959.
- Kontakt z Administratorem odbywa się: listownie na adres: ul. Zamoyskiego 50, 30-523 Kraków, lub e-mailowo: iodo@teatrkto.pl
- Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych pod adresem e-mail: iodo@teatrkto.pl
- Pani/Pana dane osobowe wskazane w Kodeksie pracy lub w innych ustawach szczegółowych są przetwarzane w oparciu o przepisy prawa i ich podanie jest konieczne do wzięcia udziału w rekrutacji. Pozostałe dane osobowe (np. Pani/Pana wizerunek) Teatr KTO przetwarza na podstawie dobrowolnej zgody, którą wyraziła Pani/Pan wysyłając nam swoje zgłoszenie rekrutacyjne i ich podanie nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji.
- Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a, b RODO.
- Możemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe zawarte w zgłoszeniu rekrutacyjnym także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jeżeli roszczenia dotyczą prowadzonej przez nas rekrutacji. W tym celu będziemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes, polegający na ustaleniu, dochodzeniu lub obrony przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami lub organami państwowymi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy od dnia zamknięcia rekrutacji na dane stanowisko.
- Posiada Pani/Pan prawo do żądania w każdym czasie dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, a także prawo do przenoszenia danych osobowych. Z powyższych uprawnień może Pani/Pan skorzystać w siedzibie Administratora, pisząc na adres Teatru KTO podany powyżej lub drogą elektroniczną kierując korespondencję na podany tam adres e-mail. Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem
- Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne. Otrzymanie przez Teatr KTO Pani/Pana CV na wskazany w ogłoszeniu o pracę adres e-mail będzie oznaczało zgodę na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych. Jeżeli nie wyraża Pani/Pan takiej zgody, prosimy, abyście nie przesyłali nam swojego CV.
- Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Pani/Pana narusza przepisy RODO.
- Administrator nie podejmuje działań polegających na automatycznym przetwarzaniu danych, w tym ich profilowaniu oraz nie przekazuje danych na terytorium państw trzecich (poza Europejskim Obszarem Gospodarczym).
